ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

Informacja dla sygnalistów zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie
sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928)

I. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Urząd Miasta Świdwin, Sekretarz Miasta, Kierownik Wydziału Organizacyjnego ul. 3 Maja 1, pokój 30, 31

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.

1. Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku.
2. Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej poprzez przekazanie formularza zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa:

• osobie wyznaczonej do obsługi zgłoszeń – Sekretarzowi Miasta, Kierownikowi Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Świdwin ul. 3 Maja 1 pokój 30, 31, w godzinach pracy Urzędu Miasta Świdwin lub
  
  
• w formie listownej na adres pocztowy Urzędu Miasta Świdwin ul. 3 Maja 1 z dopiskiem na kopercie np. „zgłoszenie zewnętrzne od sygnalisty”.

Wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego od sygnalisty (załącznik nr 1 do Procedury)

II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

1. Zgłaszający jest osobą fizyczną.
2. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
3. Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

III. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

1. W przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu osoby dokonującej zgłoszenia osoba  uprawniona wyznaczona do obsługi zgłoszeń zewnętrznych w formie listownej  w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wysyła osobie dokonującej zgłoszenia w formie pisemnej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzą uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
2. Wstępna weryfikacja zgłoszenia polegająca na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
3. Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające/ działanie następcze, które podejmowane są z zachowaniem należytej staranności, bez zbędnej zwłoki oraz z zachowaniem poufności.
4. Osoba uprawniona może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
5. Informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

IV. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartości takiej informacji

1. Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście pisemną informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
2. Odstępuje od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo.
3. Maksymalnym terminem na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, jest termin nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
4. W uzasadnionych przypadkach  przekazuje się sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
5. Sygnalista zostaje poinformowany o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

V. Burmistrz dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:

1. Dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty mają tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy.
2. Dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione.
3. Możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.

VI. Przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach  określonych w art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm. 4 ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39).

VII. Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, zostaje wszczęte postępowanie wyjaśniające/ działanie następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego sporządza się raport. Raport obejmuje rekomendacje w zakresie załatwienia sprawy. Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

VIII. Zgodnie z art. 41 ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania zgłaszającego. Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środki ochrony sygnalistów obejmują:

1. Zakaz działań odwetowych (np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy).
2. Odwrócony ciężar dowodu (na stosującym działanie odwetowe będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym).
3. Odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych.
4. Zakaz zrzeczenia się ochrony.
5. Sankcje.

IX. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

X. Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

XI. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich,
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Infolinia: 800 676 676

Zarządzenie nr WO/249/24 Burmistrza Miasta Świdwin z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie ustanowienia procedury zgłoszeń zewnętrznych.